不動産会社向けの「問合せ対応サービス」についての整理しておきます。
業者向けの内容ですが、メモ代わりに記載しておきます。

最近の特徴としては、
ITを活用してのサービス
があります。

問合せ対応サービス、問合せ代行サービスの種類

対応の種類としては、
・ITによる自動対応パターン
・人が対応するパターン

になります。

問合せ先としては、
・業者
・一般ユーザー(既存ユーザー(入居者等)、新規ユーザー)

に分かれます。

対応内容としては、概ね、下記になります。
・物件の有無
・物件資料の送付
・空室確認
・内見依頼
・その他

それぞれ、
・対応フローが定型化できるものと、
・個別対応が必要なも

のがあります。

例えば、
業者からの問合せに関しては、空室確認や資料送付など
はある程度、対応フローが決まっていますので、ITによる対応ができる部分になってきます。

具体的なサービス

自動対応パターン

物件確認の自動対応パターンのサービスとしては、代表的なものとして、下記の2つがあります。

■スマート物確

月額利用料 = 基本使用料+通話料金
月額利用料5,000円〜
初期費用 別途
AIによる音声対応

■ぶっかくん

39,800円/月~+従量課金制
初期費用 別途
AIによる音声対応

それぞれのサイトに、電話でのデモがありますので、実際のサービス内容を確認できます。自動音声での対応です。

注意点としては、
「一般の電話と、物確の電話の切り替え」をどうするかです。
例えば、代表電話がひとつで、そこから、用件をアナウンスしてボタンをプッシュしてもらって切り替えるパターンがあります。
(よく、大きい会社だと部署別に指定のボタンを押して、そこにつなげるようなケースがありますが、そのパターン)
この場合は、一般のユーザーにも、問合せの際に若干の手間をかけさせてしまうデメリットがあります。

もしくは、代表電話とは別に、物確用の番号を用意して、ホームページなどで、業者向けの物確用番号として告知するという方法です。
同じ業者が何回も物件確認をしてくる場合も多いですので、告知すれば切り分けられるでしょう。1日に何十件、あるいはそれ以上の物件確認の連絡がある場合は、利用価値がありますが、管理物件がそこまで多くない場合は、費用対効果で、コストとの兼ね合いでの判断になります。

人が対応するパターン

電話代行サービスを利用するという方法もあります。
なかには、不動産会社向けのサービスを提供している先もあり、そういった先ですと、空室状況や業者からの問合せにも対応してくれます。
また、事務所を空ける際や、休みの際も、携帯への転送ではなく、代行で電話を受けると、対応漏れがなくなります。

費用は、
・対応曜日
・対応時間帯
・対応件数

でプランを決めている先が多いです。

状況によっては、そういった電話代行での人的な対応のほうが費用対効果が良い場合も多いですので、検討されてみてもよいでしょう。

以上、問合せ対応サービスについてでした。
ついに、不動産会社も、AIを活用する時代がやってきました。